Nu este neaparat nevoie sa aveti cunostinte financiare pentru a face un scurt audit general al companiei pe care o aveti. Nu ma refer aici la auditul statutar – care presupune solide cunostinte de contabilitate, ci la o verificare a catorva elemente ale business-ului care va pot spune multe despre “sanatatea” companiei dvs.
Un astfel de audit este facilitat de faptul ca cele mai multe aplicatii informatice de contabilitate si gestiune permit exportul in excel al informatiei.
Iata cate posibile idei de verificare:
• Extrageti o lista cu facturile emise catre clienti si sortati-le pe cele neincasate si cu scadenta depasita. Apoi, in cadrul lor, analizati-le pe cele mai vechi si totodata verificati actiunile care s-au derulat pentru recuperarea sumelor.
• Obtineti o lista similara cu facturile primite de la furnizori – de exemplu pe anul curent – si selectati-le pe care au o suma peste un anumit nivel pe care il considerati semnificativ (sau pentru care este necesara aprobarea).
La acestea, verificati daca exista aprobarile necesare si daca achizitia va este cunoscuta. Apoi verificati si facturile care sunt usor sub acest nivel, fiindca in cazul unei fraude produse de o persoana care cunoaste pragul de aprobare, acesta este cel mai potrivit loc in care puteti obtine dovada.
• Extrageti un registru jurnal al tuturor operatiunilor daca este posibil cu data si ora introducerii tranzactiilor –si printr-o simpla filtrare puteti observa tranzactiile introduse in intervale orare si date care nu sunt obisnuite pentru operare.
• Obtineti o lista cu soldurile conturilor de avansuri acordate angajatilor si verificati care dintre ei nu au rambursat la timp sumele acordate ca si avansuri in vederea deplasarii;
• Extrageti o lista cu toate cheltuielile si apoi, pe tipuri de cheltuieli, intocmiti grafice cu ajutorul excel-ului – veti vedea care dintre ele nu respecta trendul si acolo puteti incepe investigatii suplimentare;
• In ultimul rand, dar nu si pe ultimul loc ca importanta, se poate verifica ce tipuri de tranzactii introduce fiecare utilizator (fiindca si acest lucru este permis de marea majoritate a aplicatiilor informatice) si se poate verifica pe tipuri de activitati, care sunt cele operate de un singur utilizator. Astfel se pot depista tranzactiile, prin care o persoana opereaza note fictive in scopul deturnarii de fonduri.
